Siamo entusiasti di presentare una recente evoluzione sviluppata per un nostro cliente operante nel settore immobiliare in Puglia: un’integrazione avanzata tra vTiger CRM e Intelligenza Artificiale per migliorare la gestione delle prenotazioni provenienti da portali esterni.

La sfida: email non strutturate e dati difficili da estrarre

Il cliente utilizza vTiger CRM per gestire le richieste di prenotazione dei propri alloggi. I lead vengono inseriti nel sistema principalmente attraverso tre canali:

• Inserimento manuale

• Compilazione di moduli online (webform)

• Acquisizione automatica tramite mailscanner

In passato, avevamo implementato procedure personalizzate per il mailscanner, in grado di estrarre automaticamente i dati rilevanti dalle email inviate dai portali immobiliari. Tuttavia, la recente modifica ai formati email da parte di questi portali ha interrotto la standardizzazione precedente, rendendo inaffidabili i meccanismi di lettura automatica e creando difficoltà operative.

La nostra risposta: un’integrazione intelligente con GPT

Per superare questa criticità, abbiamo realizzato un’integrazione con un modello di Intelligenza Artificiale generativa, sfruttando le API di GPT disponibili su Azure. Il nuovo sistema adotta un approccio ibrido:

• Le email che contengono i dati in formato standard continuano a essere gestite tramite le procedure esistenti.

• Quelle con formati non standard o prive di informazioni strutturate vengono analizzate dall’IA, che ne estrae i dati in modo intelligente e contestuale.

Grazie a questa logica selettiva, il sistema ottimizza l’uso delle risorse, riducendo il numero di chiamate all’AI e contenendo i costi legati ai token API.

I benefici dell’AI nel CRM

Questa nuova soluzione porta con sé numerosi vantaggi:

Superamento dei vincoli di formato
L’intelligenza artificiale non dipende da una struttura predefinita dell’email: è in grado di comprendere il linguaggio naturale e adattarsi a formati eterogenei.

Maggiore capacità di comprensione
I modelli linguistici avanzati (LLM) offrono un livello di interpretazione superiore rispetto ai tradizionali sistemi basati su regole, individuando informazioni anche implicite o poco strutturate.

Estrazione dati basata sul contesto
La vera forza dell’AI è la capacità di cogliere il significato delle informazioni in base al contesto, rendendo il processo più affidabile e preciso.

Uno sguardo al futuro

Questa implementazione è un chiaro esempio di come l’Intelligenza Artificiale possa essere integrata in modo strategico all’interno dei sistemi CRM esistenti. Non solo per automatizzare attività complesse, ma anche per migliorare sensibilmente la qualità del lavoro e l’efficienza operativa.